Formulario W-2 en Español: Casillas, Códigos y Errores

Para leer el Formulario W-2 en español, ubique primero las casillas con letras (a–f), que identifican al trabajador y al empleador, y después las casillas numeradas (1–20), donde aparecen sus salarios y los impuestos que le retuvieron. La Casilla 1 muestra el ingreso sujeto al impuesto federal sobre la renta y la Casilla 2 muestra cuánto le retuvieron de ese impuesto; esas dos cifras son las que van directo a su declaración federal. El resto del formulario desglosa Seguro Social, Medicare, beneficios especiales e impuestos estatales.

Su empleador debe entregarle el W-2 a más tardar el 31 de enero del año siguiente. Si esa fecha cae en fin de semana, el plazo se corre al próximo día hábil.1Social Security Administration. Deadline Dates to File W-2s Sin este formulario, no puede completar su declaración federal, que generalmente vence el 15 de abril.2Internal Revenue Service. When to File

Casillas de Identificación con Letras

La parte superior del W-2 usa letras en vez de números. Estas casillas no cambian el cálculo de sus impuestos, pero conviene revisarlas apenas reciba el formulario porque un error aquí puede retrasar su reembolso o afectar sus futuros beneficios de Seguro Social.

  • Casilla a — Su número de Seguro Social. Si aparece incorrecto, avísele a su empleador de inmediato para que emita una corrección.
  • Casilla b — El número de identificación patronal (EIN) de su empleador.
  • Casilla c — Nombre y dirección del empleador.
  • Casilla d — Un número de control interno. Puede estar en blanco; es normal.
  • Casilla e — Su nombre completo. Debe coincidir exactamente con su tarjeta de Seguro Social.
  • Casilla f — Su dirección postal.

Una nota importante si usa un Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN): el ITIN no es válido para empleo y no puede aparecer en la Casilla a.3Internal Revenue Service. General Instructions for Forms W-2 and W-3 (2026) Si obtuvo un número de Seguro Social después de haber declarado con un ITIN, avise al IRS para que combine sus registros bajo el nuevo número.4Internal Revenue Service. Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)

Salarios e Impuestos Federales: Casillas 1 a 6

Estas seis casillas son las que más importan al momento de declarar.

Casilla 1: Salarios Sujetos al Impuesto Federal

“Wages, Tips, Other Compensation” muestra el total de ingresos sujetos al impuesto federal sobre la renta. No siempre coincide con su salario bruto anual, porque excluye ciertos beneficios pretax como sus contribuciones a un plan 401(k) tradicional o las primas de seguro médico descontadas de su cheque.

Casilla 2: Impuesto Federal Retenido

Muestra cuánto impuesto federal sobre la renta le retuvo su empleador durante el año, según la información que usted dio en su Formulario W-4. Si le retuvieron más de lo que debe, recibirá reembolso. Si le retuvieron menos, deberá pagar la diferencia.

Casillas 3 y 4: Seguro Social

La Casilla 3 muestra sus salarios sujetos al impuesto de Seguro Social, y tiene un tope: para 2026, solo los primeros $184,500 de salario están sujetos a este impuesto. La Casilla 4 muestra lo retenido, calculado al 6.2% sobre la Casilla 3, con un máximo posible de $11,439.00 en 2026.5Social Security Administration. Contribution and Benefit Base Si tuvo más de un empleo y en total le retuvieron más de esa cantidad, puede reclamar el exceso como crédito en su declaración.6Social Security Administration. Social Security Tax Limits on Your Earnings

Casillas 5 y 6: Medicare

Medicare no tiene tope, así que la Casilla 5 puede mostrar un monto mayor que la Casilla 3 e incluso mayor que la Casilla 1. La Casilla 6 muestra la retención del 1.45% sobre todos sus salarios. Si ganó más de $200,000, su empleador también le retuvo un impuesto adicional de Medicare del 0.9% sobre el monto que excede ese umbral.7Internal Revenue Service. Topic No. 751, Social Security and Medicare Withholding Rates

Propinas: Casillas 7 y 8

Solo aplican si trabaja en un empleo donde recibe propinas. La Casilla 7 muestra las propinas que usted reportó a su empleador y que están sujetas al Seguro Social. La Casilla 8 muestra propinas que su empleador le asignó según las ventas del establecimiento; estas no aparecen en las Casillas 1, 3, 5 ni 7, pero usted es responsable de reportarlas y pagar los impuestos correspondientes.

Beneficios y Códigos: Casillas 10 a 14

Casilla 10: Cuidado de Dependientes

Muestra los beneficios de cuidado de dependientes que su empleador le proporcionó. Si el monto es de $5,000 o menos, generalmente está exento. Todo lo que exceda $5,000 aparece como ingreso gravable en la Casilla 1.8Internal Revenue Service. Employee Reimbursements, Form W-2, Wage Inquiries

Casilla 11: Planes No Calificados

Reporta distribuciones que recibió de un plan de compensación diferida no calificado. Si esta casilla tiene un monto, ese dinero ya está incluido en la Casilla 1.

Casilla 12: Códigos con Montos

Aquí aparecen los detalles más técnicos del W-2. Puede contener hasta cuatro códigos de una o dos letras, cada uno con un monto. Los que verá con más frecuencia:

  • Código D: Contribuciones que usted hizo a un 401(k) tradicional. Este monto reduce el ingreso gravable de la Casilla 1.
  • Código E: Contribuciones a un plan 403(b), común en escuelas, hospitales y organizaciones sin fines de lucro.
  • Código AA: Contribuciones Roth a un 401(k). A diferencia del código D, ya están incluidas en la Casilla 1 porque se hacen con dinero después de impuestos.
  • Código BB: Contribuciones Roth a un 403(b), mismo concepto que AA.
  • Código DD: Costo total del seguro médico patrocinado por su empleador, sumando la parte del empleador y la suya. Es solo informativo; no afecta sus impuestos.9Internal Revenue Service. Reporting Employer-Provided Health Coverage on Form W-2
  • Código W: Contribuciones a una cuenta de ahorros para la salud (HSA), incluyendo las que usted hizo por descuento de nómina.

Si ve un código que no reconoce, las instrucciones oficiales del W-2 traen la lista completa.3Internal Revenue Service. General Instructions for Forms W-2 and W-3 (2026)

Casilla 13: Tres Recuadros de Verificación

  • Statutory Employee: Si está marcado, usted es empleado estatutario. Puede reportar ingresos y deducir gastos en el Anexo C, sin pagar el impuesto de trabajo por cuenta propia que normalmente acompaña a ese formulario.10Internal Revenue Service. Instructions for Schedule C (Form 1040) (2025)
  • Retirement Plan: Su empleador le ofrece un plan de jubilación. Esto puede afectar si califica para deducir contribuciones a una IRA tradicional.
  • Third-Party Sick Pay: Parte de su pago por enfermedad fue proporcionado por una aseguradora u otra entidad, no directamente por su empleador.

Casilla 14: Información Adicional

Es un espacio flexible que su empleador usa para reportar cosas como cuotas sindicales, pagos por uniformes, impuestos estatales por discapacidad o asistencia educativa.3Internal Revenue Service. General Instructions for Forms W-2 and W-3 (2026) Cada elemento debe tener una etiqueta que lo identifique. Algunos montos pueden ser deducibles en su declaración estatal, así que no los ignore.

Impuestos Estatales y Locales: Casillas 15 a 20

La Casilla 15 muestra la abreviatura de su estado y el número de identificación fiscal estatal de su empleador. La Casilla 16 reporta sus salarios sujetos al impuesto estatal sobre la renta, y la Casilla 17 muestra cuánto le retuvieron a nivel estatal.

Las Casillas 18, 19 y 20 funcionan igual pero para impuestos locales o municipales: salarios locales sujetos a impuesto, monto retenido y nombre de la localidad. Si su ciudad no cobra impuestos locales, estas casillas estarán en blanco.

Si trabajó en más de un estado, su W-2 puede traer dos líneas de información estatal. Si no cupieron todas en un solo formulario, su empleador le entregará un W-2 adicional.

Cómo Usar el W-2 para Declarar

El W-2 es el documento principal para completar el Formulario 1040.11Internal Revenue Service. Forms W-2 and Other Documents El monto de la Casilla 1 se transfiere a la línea de salarios del 1040 y forma la base de su ingreso bruto. El de la Casilla 2 se aplica como pago anticipado contra el impuesto que usted debe: si le retuvieron más, recibe reembolso; si le retuvieron menos, paga la diferencia.

Su empleador le entrega varias copias. La Copia B se adjunta a la declaración federal. La Copia 2 va con la declaración estatal o local. La Copia C es para sus archivos. Si presenta electrónicamente, no envía las copias físicas, pero debe conservarlas.

Si No Recibe el W-2, Tiene Errores o lo Perdió

No Llegó

Si a finales de enero no ha recibido su W-2, contacte a su empleador para confirmar cuándo lo enviará. Si a finales de febrero sigue sin llegar, llame al IRS al 800-829-1040. El IRS contactará a su empleador y le exigirá que emita el formulario, y a usted le enviará el Formulario 4852, que sirve como sustituto del W-2.12Internal Revenue Service. If You Don’t Get a W-2 or Your W-2 Is Wrong

Si se acerca la fecha de declarar y aún no tiene el W-2, use su último recibo de pago del año para estimar salarios y retenciones, complete el Formulario 4852 con esas cifras y adjúntelo a su declaración.13Internal Revenue Service. W-2 – Additional, Incorrect, Lost, Non-Receipt, Omitted Declarar con estimados puede retrasar el procesamiento de su reembolso.

Tiene Errores

Revise cada casilla apenas reciba el formulario. Los errores más comunes: número de Seguro Social incorrecto, nombre mal escrito, o montos que no coinciden con sus recibos de pago. Si encuentra algo mal, pídale al empleador que emita un Formulario W-2c, que es la versión corregida.14Internal Revenue Service. About Form W-2 C, Corrected Wage and Tax Statements

Si su empleador no corrige el formulario para finales de febrero, llame al IRS al 800-829-1040. El IRS le mandará una carta al empleador dándole diez días para emitir la corrección.13Internal Revenue Service. W-2 – Additional, Incorrect, Lost, Non-Receipt, Omitted Si aun así no llega a tiempo, presente su declaración con el Formulario 4852. Si después recibe el W-2c corregido y las cifras difieren, tendrá que enmendar la declaración usando el Formulario 1040-X.

Se Perdió

Pida primero otra copia a su empleador. Si eso no funciona, obtenga una transcripción de salarios e ingresos del IRS: contiene lo que su empleador reportó en su W-2, y está disponible para el año en curso y los nueve años anteriores a través de su cuenta en línea del IRS o enviando el Formulario 4506-T.15Internal Revenue Service. Transcript Types for Individuals and Ways to Order Them La información del año en curso generalmente aparece en el sistema a partir de la primera semana de febrero.

W-2 o 1099: Por Qué la Diferencia Importa

Si le pagan como empleado, recibe un W-2. Si le pagan como contratista independiente, recibe un Formulario 1099-NEC. La diferencia no es solo administrativa. Un empleado W-2 paga el 6.2% de Seguro Social y el 1.45% de Medicare, y su empleador paga una cantidad igual. Un contratista independiente paga las dos partes, con una tasa combinada del 15.3% sobre sus ganancias netas.5Social Security Administration. Contribution and Benefit Base

Si usted funciona como empleado pero su empleador lo clasifica como contratista y le entrega un 1099 en vez de un W-2, eso se llama clasificación errónea. Un trabajador mal clasificado pierde derecho a salario mínimo, pago de horas extras, licencia familiar, seguro de desempleo y la contribución patronal al Seguro Social y Medicare.16U.S. Department of Labor. Myths About Misclassification Si cree que está mal clasificado, presente el Formulario SS-8 ante el IRS para pedir una determinación oficial de su estatus laboral.17Internal Revenue Service. Independent Contractor (Self-Employed) or Employee

Cuánto Tiempo Guardar el W-2

Conserve sus copias del W-2 al menos tres años después de la fecha en que presentó la declaración; ese es el plazo general que tiene el IRS para auditar. Si dejó de reportar ingresos que representan más del 25% de su ingreso bruto, el plazo se extiende a seis años, y sus registros deberían durar lo mismo.18Internal Revenue Service. How Long Should I Keep Records Un consejo práctico: guarde copias digitales indefinidamente. No ocupan espacio y le pueden servir para solicitar un préstamo, verificar empleo o resolver una disputa tributaria futura.