El Formulario SS-4 en español es la versión oficial en español de la solicitud que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) utiliza para asignar un Número de Identificación del Empleador (EIN), un código de nueve dígitos que identifica a negocios, fideicomisos, patrimonios y otras entidades ante la autoridad tributaria.1Internal Revenue Service. About Form SS-4, Application for Employer Identification Number (EIN) El trámite es gratuito. Si usted prefiere hacer todo en español, descargue el Formulario SS-4 (sp) en papel y envíelo por fax o correo, porque la herramienta en línea del IRS funciona únicamente en inglés.
Dónde Descargar el Formulario SS-4 (sp)
El formulario y sus instrucciones están disponibles en irs.gov. Busque específicamente el Formulario SS-4 (sp) y las Instrucciones para el Formulario SS-4 (sp), que ofrecen la guía línea por línea en español.1Internal Revenue Service. About Form SS-4, Application for Employer Identification Number (EIN) La revisión más reciente del formulario es de diciembre de 2025. Descargue siempre la versión vigente; usar una versión anterior puede retrasar el trámite.
La herramienta en línea del IRS emite el EIN de inmediato, pero solo funciona en inglés y exige que la persona responsable tenga SSN o ITIN válido.2Internal Revenue Service. Get an Employer Identification Number Si prefiere hacer el trámite en español, o si no cuenta con SSN ni ITIN, el formulario en papel es el camino correcto.
Quién Necesita Solicitar un EIN
Toda corporación, sociedad colectiva y la mayoría de las compañías de responsabilidad limitada (LLC) necesitan un EIN para operar.3Internal Revenue Service. Employer Identification Number Lo mismo aplica a patrimonios, fideicomisos (salvo ciertos fideicomisos revocables otorgados en vida) y planes de jubilación o cuentas individuales de retiro.
Los dueños únicos (sole proprietors) solo lo necesitan si contratan empleados, si presentan declaraciones de impuestos especiales, como los de ventas o consumo, o si eligen tributar como corporación. Quien trabaja por su cuenta y declara sus ingresos en el Anexo C de su declaración personal por lo general puede usar su Número de Seguro Social.
Hay un caso menos conocido: quien contrata trabajadores domésticos, como niñeras, personal de limpieza o cuidadores, necesita un EIN si paga $3,000 o más en salarios en efectivo a un solo empleado durante el año 2026.4Internal Revenue Service. Publication 926 – Household Employer’s Tax Guide (2026) Ese umbral activa la obligación de retener y pagar impuestos del Seguro Social y Medicare, y se necesita el EIN para reportarlos.
Información que Debe Reunir Antes de Llenarlo
Tener toda la documentación a la mano evita errores que retrasan la asignación del número.
Datos de la Entidad
Necesitará el nombre legal completo tal como aparece en los documentos de constitución. Si la entidad opera bajo un nombre comercial diferente (DBA, “doing business as”), inclúyalo también. Anote la dirección postal y, si es distinta, la dirección física.
El formulario le pide marcar el tipo de entidad: dueño único, sociedad colectiva, corporación, fideicomiso, patrimonio u otra categoría. También debe indicar la fecha en que el negocio inició o fue adquirido, la razón para solicitar el EIN (por ejemplo, “comenzó un nuevo negocio” o “contrató empleados”) y una descripción de la actividad principal, incluyendo el producto o servicio que ofrece. Finalmente, deberá estimar el número máximo de empleados que espera contratar en los próximos doce meses, separando entre agrícolas y no agrícolas.
La Persona Responsable
Cada solicitud debe identificar a una “persona responsable” que tenga control o autoridad sobre los fondos y bienes de la entidad. Según el tipo de organización, suele ser el funcionario principal de una corporación, un socio general en una sociedad colectiva, el dueño de una empresa unipersonal o el fideicomitente de un fideicomiso.5Internal Revenue Service. Responsible Parties and Nominees
La persona responsable debe ser un individuo, no otra entidad, y debe proporcionar su SSN o ITIN en la línea 7b del formulario. La única excepción son las entidades gubernamentales, que pueden usar un EIN existente en lugar del número personal.6Internal Revenue Service. Instructions for Form SS-4 (12/2025) Los “nominados” (nominees), es decir, personas con autoridad limitada durante la formación de la entidad, no pueden figurar como persona responsable ni firmar el SS-4.5Internal Revenue Service. Responsible Parties and Nominees Si un nominado aparece en la solicitud, tendrá que corregirlo después con el Formulario 8822-B.
Designación de un Tercero
Si desea que otra persona, como un contador o abogado, pueda recibir el EIN y hablar con el IRS sobre la solicitud, puede designarla en la sección “Designación de un tercero”. Esta autorización vence automáticamente un año después de la fecha límite de la declaración de impuestos correspondiente.7Internal Revenue Service. Know the Different Types of Authorizations for Third-Party Representatives
Solicitantes sin SSN ni ITIN
Si usted no tiene SSN ni ITIN, no puede usar la herramienta en línea. Complete el Formulario SS-4 en papel y envíelo por fax o correo.2Internal Revenue Service. Get an Employer Identification Number La línea telefónica internacional (267-941-1099) está reservada exclusivamente para entidades constituidas fuera de los Estados Unidos; si su LLC o corporación se formó dentro del país aunque usted resida en el extranjero, la vía es el fax o el correo.
Cómo Enviar el Formulario
Una vez completado y firmado el SS-4 (sp), tiene tres vías realistas si trabaja en español: fax, correo postal o, para entidades extranjeras, teléfono.
Por Fax
El fax es la opción más ágil cuando no puede usar el sistema en línea. Incluya un número de fax de retorno para que el IRS le envíe el EIN asignado. Según las instrucciones del formulario, el tiempo de respuesta ronda los cuatro días hábiles, aunque la página de estado de procesamiento del IRS indica actualmente ocho días hábiles.8Internal Revenue Service. Processing Status for Tax Forms
Los números de fax, según las instrucciones vigentes:9Internal Revenue Service. Instructions for Form SS-4 (PDF)
- Dentro de los 50 estados o el Distrito de Columbia: 855-641-6935
- En un territorio de EE. UU. (Puerto Rico, Guam, etc.): 855-215-1627
- Fuera de los Estados Unidos: 304-707-9471
Por Correo Postal
El correo es la vía más lenta. El IRS procesa las solicitudes en papel dentro de los 30 días posteriores a su recepción.8Internal Revenue Service. Processing Status for Tax Forms La dirección varía según la ubicación del solicitante:10Internal Revenue Service. Where to File Your Taxes for Form SS-4
- Solicitantes dentro de los 50 estados o DC: Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999
- Solicitantes sin residencia legal en ningún estado: Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999
Por Teléfono (Solo Entidades Extranjeras)
La vía telefónica está reservada para entidades cuyo lugar principal de negocios se encuentra fuera de los Estados Unidos. El número es 267-941-1099, no gratuito, disponible de lunes a viernes de 6:00 a. m. a 11:00 p. m., hora del este.2Internal Revenue Service. Get an Employer Identification Number Si su negocio fue constituido dentro de EE. UU., esta línea no le corresponde aunque usted viva fuera del país.
El IRS permite solo un EIN por persona responsable por día, sin importar el método usado.2Internal Revenue Service. Get an Employer Identification Number Si necesita varios EIN para distintas entidades, tendrá que espaciar las solicitudes.
Después de Recibir el EIN
Cambio de Nombre del Negocio
Si el negocio cambia de nombre legal pero mantiene la misma estructura, no necesita un EIN nuevo. Notifique al IRS marcando la casilla de cambio de nombre en la próxima declaración anual (Formulario 1120, 1120-S o 1065, según corresponda). Si ya presentó la declaración del año en curso, envíe una carta firmada al IRS.11Internal Revenue Service. Business Name Change Los dueños únicos envían una carta firmada a la dirección donde presentan su declaración.
Cambio de Persona Responsable
Cuando cambia la persona responsable, tiene 60 días para notificarlo al IRS mediante el Formulario 8822-B (Change of Address or Responsible Party – Business).5Internal Revenue Service. Responsible Parties and Nominees El plazo es estricto.
Cuándo Se Requiere un EIN Nuevo
Un EIN no se transfiere de una estructura legal a otra. La regla general del IRS es que un cambio de propiedad o de estructura requiere un EIN nuevo.12Internal Revenue Service. Publication 5845 – Do You Need a New Employer Identification Number?
Para un dueño único, las situaciones más comunes son: incorporarse como corporación, asociarse con otra persona para operar como sociedad colectiva, comprar o heredar un negocio existente, o entrar en un proceso de bancarrota. No hace falta un EIN nuevo por un simple cambio de nombre, mudanza o apertura de sucursales adicionales.12Internal Revenue Service. Publication 5845 – Do You Need a New Employer Identification Number?
Las corporaciones necesitan un EIN nuevo cuando reciben una nueva carta constitutiva del estado, se convierten en subsidiarias, cambian a sociedad colectiva o empresa unipersonal, o cuando se crea una corporación nueva tras una fusión. No lo necesitan si solo cambian de nombre, declaran bancarrota, eligen tributar como corporación S o se reorganizan sin cambiar su identidad legal.12Internal Revenue Service. Publication 5845 – Do You Need a New Employer Identification Number?
Las sociedades colectivas necesitan un EIN nuevo si se incorporan, si un solo socio asume el negocio como dueño único, o si terminan una sociedad y comienzan otra distinta. Un cambio de nombre o de ubicación no lo requiere.